Minulta kysytään usein, kuinka esihenkilö tiimin vetäjänä voisi paremmin aktivoida keskustelua tiimin kesken, kun vetäjän yrityksistä huolimatta tiimiläisistä ei oikein ”saa mitään irti”. Osallistamisen tärkeydestä ei enää tule kysymyksiä – tuntuu, että laajasti on ymmärretty, kuinka tärkeää keskustelu ja yhteiset työstöt ovat, niin tiimin ilmapiirin ja kehittymisen kuin liiketoiminnankin innovatiivisuuden ja menestyksen kannalta. Yksin ei enää pärjää, vaan useampia näkökulmia on kaikessa otettava huomioon ja osaamista hyödynnettävä laajasti.
Tässä blogissa en käsittele osallistamisen välttämättömyyttä ja hyötyjä tämänpäivän työelämässä, vaan pohdin aktiivisuuden kannalta välttämättömiä elementtejä. Ehkä mukana muutama käytännön vinkki, joilla tiimin keskustelun aktivoinnissa pääsee alkuun.
Luo toiminnallasi avoin ja turvallinen ilmapiiri
Ihan kaikkein tärkeintä on turvallinen ja avoin ilmapiiri, jossa ihmiset kokevat voivansa puhua vapaasti. Vasta sitten tulevat erilaiset fasilitointi- ja aktivointitekniikat. Mieti alkuun, kuinka voit vetäjänä omalla toiminnallasi luoda luottamusta ja avointa keskusteluilmapiiriä. Kuinka esimerkiksi kannustat keskusteluun, mielipiteiden vaihtoon ja uusien ideoiden esittämiseen sekä kuinka osallistat tiimiläisiä yhteisten asioiden kehittämiseen, päätöksentekoon ja ongelmien ratkaisuun.
Luottamuksen rakentamiseksi sinun on hyvä, nyt ja jatkossa, toiminnallasi osoittaa, että
- Tiimi on liiketoimintanne menestykselle tärkeä ja sinulle omana tiiminä arvokas
- Tiimisi voi luottaa, että annat aina parhaasi, niin tiimille kuin sen yksittäisille jäsenille.
- Tiimisi luottaa sinuun ihmisenä ja heidän esihenkilönään – tiedotat riittävästi, et panttaa tietoa, eikä muutokset tule puskista vaan tiimi tietää saavansa niistä tietoa heti kun se on mahdollista
- Tiimilläsi ja tiimisi jäsenillä on selkeät tavoitteet, joiden etenemistä seurataan ja joiden toteuttamiseen jäsenet saavat (sinulta) tukea. Tiimisi jäsenet tietävät, mitä heidän suoriutumiselta odotetaan.
- Huolehdit tiimisi töiden organisoinnista, työkuormasta, jaksamisesta ja hyvinvoinnista.
- Olet tietoinen tiimisi tarpeista, joilla he pääsevät hyvään suoritukseen ja pyrit parantamaan työoloja niiden mukaisesti.
Avoin keskusteluilmapiiri tarkoittaa sitä, että tiimiläiset voivat puhua vapaasti ja tuoda esiin mielipiteitään ja ideoitaan ilman pelkoa tuomitsemisesta tai arvostelusta. Hyväksyvä suhtautuminen osallistumiseen, positiivinen kommentointi ja kiittäminen luovat tunnetta siitä, että näkökulmaa arvostetaan. Suhtaudu arvostavasti myös sellaisia näkökulmia kohtaan, jotka eivät välttämättä ole oman näkemyksesi mukaisia. Tämä koskee niin sinua tiiminvetäjänä kuin tiimiläisiäkin – mikäli joku tiimiläisistä suoraan ampuu alas toisen idean, on tiimin vetäjän vastuulla kuvata, ettei tällainen käyttäytyminen ole tiimikeskustelussa suotavaa. Omalla esimerkilläsi johdat parhaiten tässäkin.
Kun rohkaiset ideointiin, todennäköisesti myös oman näkemyksesi vastaisia ideoita tulee esiin. Arvosta kuitenkin kaikkia näkökulmia ja keskustelunavauksia. Korosta, että jokaisen mielipide tai idea on arvokas – olette löytämässä ratkaisuja yhdessä, ei kukaan yksin. Mitä enemmän saatte aikaan keskustelua aiheesta, sitä enemmän ideoita, ja sitä helpommin asiaan löytyy ratkaisu. Vähemmän keskustelua taas tarkoittaa vähemmän ideoita. Paljon ideoita on aina parempi kuin ei ollenkaan ideoita.
Kiitä aina osallistumisesta, vaikka henkilön idea itsessään ei pääsisikään jatkoon tai olisi oman näkemyksesi mukainen.
Opetelkaa myös oppimaan yhdessä! Turvallista ilmapiiriä luo myös se, että voi todeta avoimesti, jos ei osaa. Tällöin voidaan yhdessä miettiä oppimisreittejä, yksilö saa hyviä ideoita ja vinkkejä. Tiimiosaamisen kehittämisen ollessa kyseessä, vahvistaa yhdessäoppiminen tiimin yhteisöllisyyttä, luottamusta ja tiimihenkeä.
Mitä tapahtuu keskustelun jälkeen?
Toinen aivan keskeinen elementti aktivoinnissa on se, mikä kokemus osallistujilla on siihen, mitä tapahtuu, kun aktiivinen, ideoita tuottava keskustelu on käyty. Tapahtuuko mitään? Etenikö asia? Oliko meillä aito vaikutusmahdollisuus? Mikäli tiimi kokee, että aktiivisesta osallistumisesta, oman osaamisen jakamisesta, ideointikeskusteluista, yhteisistä työstöistä ja oman ajan investoinnista ei seurannut mitään parempaa, antavat ihmiset jossain vaiheessa periksi mahdollisuudelle vaikuttaa asioihin ja osallistuminen vähenee.
Valmistaudu ja valmista
Keskustelukulttuurin rakentaminen alkaa jo ennen tapaamistanne! Valmistele tiimi etukäteen tulevaan tapaamiseen – jaa agenda ja kerro, mitä eri aiheilta ja keskusteluilta toivot lopputulemana. Näin osallistujat voivat valmistautua tapaamiseen ja orientoitua käsiteltäviin aiheisiin etukäteen. Jaa myös mahdolliset ennakkotiedot. Valmistaudu itse hyvin – perehdy käsiteltäviin asioihin ja ennakkomateriaaliin sekä mieti keskustelua aktivoivia kysymyksiä etukäteen.
Aloita tiimipalaveri keskustelulla
Kun sitten tapaatte tiimipalaverissa, voit luoda keskusteluilmapiirin heti alkuun. Sen sijaan, että ryhdyt esittelemään tilannekatsausta ja uppoudutte numeroihin, aloita yhteinen palaveri kaikkia koskevalla parilla kysymyksellä. Käytä avoimia kysymyksiä, jotka rohkaisevat pohdintaan ja keskusteluun.
– ”Miten olette kokeneet tämän viikon haasteet?” ”Millaisia onnistumisia?”
– ”Onko jotain, joka voisi parantaa tiimimme työskentelyä?”
– ”Mitä minä voisin tehdä tukeakseni teitä/tilannetta paremmin?”
– ”Miten voimme tukea toisiamme paremmin?”
Kun tiimi pääsee heti alussa kertomaan akuuteista tai heille tärkeistä asioista, sinä vetäjänä kuuntelet ja näin pyritte niitä yhdessä ratkaisemaan, rakentuu tapaamisenne ilmapiiri interaktiiviseksi ja välittäväksi.
Ota kaikki mukaan
Varmista, että kaikkien ääni tulee kuuluviin! On tärkeä, että jokainen tiimin jäsen kokee tulevansa kuulluksi ja kaikki osallistuvat ideointiin ja tiimin päätöksentekoon tasapuolisesti. Kannusta kaikkia puhumaan, erityisesti mahdollisia hiljaisempia jäseniä ja huolehdi, etteivät suulaimmat vie kaikkea keskusteluaikaa. Huomaa kuitenkin, että jotkut tarvitsevat hetken pidempään muotoillakseen mielipiteensä, joten anna heille tarvitsemansa aika, äläkä painosta puhumaan ensimmäisenä.
Voit käyttää erilaisia fasilitointitekniikoita, jotka varmistavat, että kaikkien näkemykset tulevat käsiteltyä ja jotka tarjoavat rauhallisen hetken osallistujille jäsennellä ajatuksiaan, vaikkapa post-it-lappujen tai ajattelua aktivoivan parikeskustelun avulla. Muista esittää työstettävät kysymykset avoimina kysymyksiä, joihin ei voi vastata vain kyllä tai ei, vaan vastausta on työstettävä ja asia kuvattava monisanaisemmin.
Jos haluat oppia lisää fasilitointimenetelmistä, ole yhteydessä minuun tai googlaa ”fasilitointimenetelmät” tai ”fasilitointivalmennus” – löydät rutkasti vaihtoehtoja.
Pidä keskustelun fokus kirkkaana
Kun olette saaneet riittävästi keskustelun pohjaa ja keskustelu käy vilkkaana, huomaa pitää fokus selkeänä, jotta keskustelu ei hajaannu sivuraitelle. Jos keskustelussa nousee jokin sellainen aihe, joka on tärkeä käsitellä, arvioi palaverin vetäjänä, käsitelläänkö asia nyt (jolloin aika joudutaan todennäköisesti ottamaan muilta aiheilta) vai sovitteko aiheen käsittelylle myöhemmän ajankohdan (sopikaa milloin!).
Muista myös rohkaista erilaisten mielipiteiden ja ideoiden esittämiseen kertomalla, että kuulet mielelläsi myös edellisistä eriäviä näkemyksiä.
Keskustelu voi olla kriittistäkin, kunhan se on rakentavaa ja vie teitä eteenpäin. Jos kuitenkin keskustelun sävy jostain syystä kääntyy negatiiviseksi päivittelyksi tai valittamiseksi, pyri kääntämään keskustelu ratkaisujen mietintään.
– ”Mitä voisimme tehdä asialle nyt heti/myöhemmin?”
-”Mikä voisi olla tavoitteemme tämän asian parantamisessa?”
-”Millä keinoilla siinä onnistumme?”
-”Mitä emme ole vielä kokeilleet?”.
Keskustelussa voi myös olla hiljaisia hetkiä, mikä ei välttämättä tarkoita, että kenelläkään ei ole mitään aiheeseen (enää) sanottavaa. Todennäköisemmin osallistujat jäsentelevät ajatuksiaan, joten älä heti täytä hiljaisuutta omilla kommenteillasi. Joskus pienet miettimistauot ovat tarpeen – kaikki voivat jäsennellä yhteistä tuotosta ja miettiä ratkaisua eteenpäin jo tuotettujen ideoiden pohjalta.
Vartioi itseäsi haitalliselta toiminnalta
Varo arvostelemasta tai kommentoimasta negatiivisesti toisten esittämiä ideoita tai kritisoimasta omasta näkemyksestäsi eroavia näkökulmia. Omasta mielestäsi huono idea voi osoittautua tiimin kanssa eteenpäin työstettynä hyvinkin toteuttamiskelpoisen idean pohjaksi ja olla kehitettynä ihan timanttia.
Omakin näkemyksesi saattaa siis kehittyä ja vaihtaa jopa suuntaa keskustelun edetessä. Omat epäilyksesi saattavat johtua mahdollisesti päivittämättömistä tiedoista tai muutoin jämähtäneistä uskomuksista siitä, ettei jokin idea voi toimia. Ideoiden liian nopea tai kovasanainen arvostelu saattaa päättää orastavan keskustelun alkuunsa. Tällaiset kokemukset saattavat estää ihmisiä sanomasta mielipiteitään, koska ounastelevat ideoidensa tulevan arvostelun kohteeksi.
Tiiminvetäjänä sinunkin näkemyksesi on tottakai tärkeä, mutta varo blokkaamasta muiden mahdollisuus esittää mielipiteitään kertomalla oma vahva näkemyksesi heti alkuun. Se saattaa muista kuulostaa, että oma näkemyksesi on mielestäsi ainoa ”totuus” tai ”oikea ratkaisu”. Tiimiläisten voi olla vaikeaa kyseenalaistaa oman pomon näkemys, joten on tärkeää antaa tiimiläisten pohdinnoille ja ideoille tilaa. Käytä siis pelisilmää, miten ja milloin oma näkemys kannattaa esittää.
Vältä yksinpuhelua! Pitkät esitelmät, monologit ja luennot passivoivat ihmisiä sekä saattavat häiritä keskittymistä ja väsyttää. Pitkät puheenvuorot usein estävät muita osallistumasta. Pyri pitämään oma puheenvuorosi lyhyenä ja kysy aktiivisesti muiden mielipiteitä ja näkökulmia. Jos taas tiimiläisilläsi on tapana pitää pitkiä monologeja, keskustelkaa siitä, millaiset puheenvuorot teidän tiimissä koetaan toimiviksi ja sopikaa yhteinen käytäntö.
Älä tuo tiimille työstettäväksi asioita vain osallistamisen vuoksi. Asioita, joihin teillä ei ole aitoa vaikuttamis- tai päätäntävaltaa (ellei sitten teidän näkemystä ole erityisesti aiheeseen kysytty). Mikään ei ole turhauttavampaa, kuin panostaa ja käyttää aikaa asiaan, joka sitten päätetäänkin jossain ihan muualla tai oli jatkon kannalta täysin tiimin epätarkoituksenmukaista ajankäyttöä. Suuret odotukset kehittämisestä vaihtuvat pettymykseen. Varmista siis, että asiat ovat tiimillenne tärkeitä ja niiden yhdessä työstäminen hyödyllistä ja vie teitä eteenpäin.
Ratkaisujen jäsentely ja johtopäätökset yhdessä
Jotta keskustelua syntyy vastaisuudessakin, on keskustelun päätteeksi vedettävä johtopäätökset yhteen ja sovittava jatkosta. Jos asia jää ilmaan, saattaa tiimiläisille jäädä kokemus, että keskustelu oli turha ja ajahukkaa – ”mitään ei kuitenkaan tapahdu”. Vähintäänkin on hyvä todeta, kuinka yhteinen ymmärrys asiassa on keskustelun myötä vahvistunut.
Jos olette työstäneet ideoita tai ratkaisuehdotuksia, keskustelkaa ja päättäkää yhdessä, mitkä niistä etenevät jatkokehittelyyn ja mitkä eivät.
Voit käyttää esimerkiksi näitä kysymyksiä:
-”Mitä johtopäätöksiä voimme keskustelumme pohjalta tehdä?”
-”Kuinka etenemme?”
-”Mitä näistä ratkaisuehdotuksista/ideoista lähdemme edistämään ja miten?”
Jos mahdollista, tehkää etenemisestä karkea suunnitelma
- Mitä ovat seuraavat stepit, jotta asia lähtee etenemään
- Kuka tekee mitä ja milloin
- Kuinka etenemistä seurataan yhdessä
- Milloin tulisi olla valmista
- Mistä tiedämme, että nyt ollaan tavoitteessa?
Tiivistä vielä lopuksi yhteen keskustelun tulokset tai pyydä jotakuta tiimiläisistäsi tekemään se. Varmista, että olette kaikki varmasti ymmärtäneet asian samalla tavalla.
Näin tiimiläisille tulee kokemus, että keskustelu oli hyödyllinen, heidän osaamistaan hyödynnettiin sekä mielipiteitään kuultiin. Tämän kokemuksen pohjalta tiimiläiset osallistuvat todennäköisesti seuraaviinkin yhteisiin työstöihin aktiivisesti.
YHTEENVETO
Näillä vinkeillä luot ilmapiirin, jossa tiimiläiset kokevat mielipiteidensä olevan arvokkaita ja jossa he voivat osallistua keskusteluun vapaasti. Kun osallistat tiimiäsi toimintaan, keskustelette tiiminne asioista, kuuntelet ja otat tiimisi jäsenten ideoita huomioon, näkevät tiimin jäsenet aktiivisen osallistumisen hyödyn. Kysy tiimin mielipidettä tai ideoita myös asioihin ja päätöksiin, jotka ensi-istumalta ajattelisit olevan omalla vastuullasi pohtia ja miettiä – saat varmasti toimivia vinkkejä ja harjoittelette jaettua johtajuutta.
Anna kiitosta ja positiivista palautetta osallistumisesta, mikä kannustaa heitä osallistumaan jatkossakin.
Itsearviointi – miten tiiminvetäjänä onnistun?
Arvioi omaa toimintaasi tiimipalaverissa ylläolevien näkökulmien pohjalta. Anna itsellesi positiivista palautetta hyvästä toiminnasta ja päätä, mitä haluat kehittää. Ota jokaiseen tiimitapaamiseen yksi asia, jota harjoittelet tai jos haluat edetä kunnianhimoisemmin, tee itsellesi käsikirjoitus seuraavaan tapaamiseen ja pidä sitä tukena tapaamisen vetämisessä. Muista aktivoivat kysymykset, erilaisten näkökulmien arvostaminen ja kiittäminen – kuitenkin aina itsellesi ja persoonallesi luontevalla tavalla.
Jos koet, että taitosi kaipaavat hiomista tai haluat kehittää aktivoinnin ja keskustelun fasilitoinnin taitojasi juuri itsellesi sopivalla tavalla, ota yhteyttä –luodaan sinulle toimiva vuorovaikutus- ja fasilitointimalli! Valmennan myös esihenkilöryhmiä ja johtoryhmiä ihmisten johtamisessa.
Soita heti tai pyydä tarjous tämän linkin kautta.
Lataa myös työssäonnistumisen johtamisen opas tästä!
