Oletko esihenkilönä pohtinut, mikä henkilöjohtamisen yksittäinen taito voisi olla ylitse muiden tämän päivän työelämässä? Onko se tavoitteiden asettaminen, osallistaminen tai kuuntelu? Tai henkilöstön kehittäminen ja oppimisen edistäminen? Tai taito saada henkilöstö ottamaan vastuu omasta kehittymisestä, oppimisesta ja uudistumisesta? Tärkeitä nämä kaikki, mutta mikä yksi taito voi parhaimmillaan edistää näitä kaikkia?
Se on kysymysten esittäminen.
Esihenkilön nykytyöelämän Number One taito on mielestäni kysymysten kysyminen. Ainakin se on hyvä olla jokaisen esihenkilön taitovalikoimassa erittäin vahvana. Erityisen voimalliseksi taidoksi se kehittyy, kun esihenkilö osaa kysyä yksilön ja toiminnan kannalta oikeita kysymyksiä oikealla tavalla eli fasilitoida keskustelua osapuolia palvelevaan suuntaan.
Miksi näin?
Kysymällä osallistat ja osoitat arvostusta toisen osaamista kohtaan sekä osoitat kiinnostusta henkilön ajatuksia, näkemyksiä ja ideoita kohtaan. Tarkentavilla kysymyksillä taas haet lisätietoa, jotta ymmärrät asiaa paremmin. Tarkentavat kysymykset eivät kuitenkaan palvele vain sinua itseäsi, vaan auttavat parhaimmillaan myös toista osapuolta laajentamaan ajatteluaan ja etenemään asian käsittelyssä.
Kysymällä voit myös kehittää ja haastaa. Kysymällä voit myös oivalluttaa ja ohjata oikeaan suuntaan. Älä siis tarjoile itse vastauksia, vaikka sitä sinulta kysyttäisiinkin ja jopa odotettaisiin, vaan esitä lisäkysymyksiä ja auta toista löytämään ratkaisu itse, jolloin tapahtuu oivalluksia ja oppimista. Näin tuotat toiselle onnistumisen kokemuksia ja parannat hänen uskoaan ja luottamustaan omaan osaamiseensa, mikä taas vaikuttaa motivaatioon ja työn tuottavuuteen.
Kysyminen on jakamista – jaat jotain, mikä itselläsi on pohdinnassa tai haasteena. Kysymällä teette yhdessä, jolloin yhteisöllisyys ja halu osallistua vahvistuu. Kun olet kiinnostunut ja kuuntelet, vaikuttaa se myös yhteiseen, jaettuun lopputulokseen – syntyy jotain enemmän, jotain parempaa. Yhdessä kehittäminen, vastuunotto ja oma-aloitteisuus lisääntyvät, kun ihmiset kokevat pääsevänsä vaikuttamaan (yhteisiin) asioihin.
Kysyminen hyödyttää myös sinua itseäsi esihenkilönä
Kysymällä voit kerätä tietoa oman päätöksentekosi tueksi. Saat useampia näkemyksiä käsillä olevaan asiaan ja pystyt näin pohtimaan asiaa useammasta näkökulmasta, minkä pohjalta päätöksentekosi todennäköisesti kehittyy. Tänä nopean kehityksen aikakautena on erittäin vaikeaa, jopa mahdotonta, pysyä erityisasiantuntijana edes jollain tietyllä asiantuntijuuden alueella – varsinkin, jos yhtä aikaa johdat joukkoja. Ei siis ole tarkoituskaan, että tiedät kaikesta kaiken vaan tarkoituksenmukaisista asioista riittävästi.
Sidenote: Oman asiantuntemuksesi syvällistä ylläpitoa tärkeämpää ajankäytöllisesti on, että tarjoat aikaasi tiimillesi. Erityisesti erityisasiantuntijasta esihenkilörooliin siirtyvät lankeavat alkuun usein siihen, että ajankäyttöä priorisoidessa oma asiantuntemus tulee edelleen ennen tiimiä. Uuden roolin omaksuminen voi alkuun olla vaikeaa, mutta siihen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota ja pohtia, kuinka aikaisemmasta roolista vastausten antajana ja oman asiantuntijuuden esilletuojana otat roolin kysyjänä, kuntelijana ja muiden asiantuntijuuden esilletuojana.
Mahdollista se tiimillesi ja anna heidän loistaa asiantuntemuksellaan. Jos et itse tiedä jostain asiasta riittävästi päätöksenteon tueksi, kysy tiimisi asiantuntijoilta!
Millaisia sitten ovat hyvät kysymykset?
Tilanteeseen sopivia. Mutta millä tavalla arvioida, millaiset kysymykset sopivat tilanteeseen? Senkin voi aina kysyä! Voit esimerkiksi kysyä 1-to-1-keskutelussa tiimiläiseltäsi tai tiimipalaverissa yhteisesti, mitä osallistujat toivovat keskustelulta. Päätöstä, sparrausta, kokemusten jakamista, jatkon sopimista, toimintatapojen haastamista, yhdessäkehittämistä, jne. Kun tunnet tiimiläisesi ja ihmiset, joiden kanssa töitä teet, auttaa sekin paljon valitsemaan oikeanlaiset kysymykset – joku esimerkiksi haluaa, että häntä haastetaan, jotta hänen oma ajattelunsa laajenee ja mahdollistaa kehittymisen. Toinen taas vasta opettelee nykytehtäviään, jolloin tärkeämpää on esittää kysymyksiä, jotka tuovat näkyväksi hänen onnistumisensa ja auttavat turvallisesti oppimatkalla eteenpäin.
Kaikki tietävät jo, että avoimet kysymykset ovat yleensä hyviä monessa tilanteessa. Ainakin silloin, kun halutaan kuvausta jostain asiasta, eikä vain kyllä- tai ei-vastauksia. Avoimet kysymykset alkavat usein esimerkiksi Miten, Milloin, Millainen, Kuinka -sanoilla ja vaativat asian jonkin asteista kuvaamista. Joskus voi tosin olla tärkeää ensin kartoittaa tilannetta ei/kyllä -kysymyksilläkin, jotta jatkokysymykset ovat relevantteja, joten niidenkään tärkeyttä ei pidä poissulkea kokonaan.
Eteenpäin vievät kysymykset vaativat läsnäoloa
Tällaisessa johtamisessa on tietenkin edellytyksenä, että haluat olla asiantuntijoillesi läsnä, sparrauskumppanina, tukena, varmistamassa heidän onnistumisensa. Jos näin ei ole, vaan tiimin jäsenten pyynnöt tuntuvat ahdistavilta, väistelet niitä tai piiloudut sen taakse, että aikasi ei riitä, on aika arvioida rooliasi esihenkilönä. Miksi olet olemassa? Mikä on roolissasi tärkein tehtäväsi? Pääsetkö tavoitteisiisi yksin vai vaatiiko se yhteistyötä tiimisi kanssa? Mikäli omat tavoitteesi ovat yksinomaan omiin asiantuntijatehtäviisi liittyviä, on keskustelu oman esihenkilösi kanssa roolisi selkiyttämiseksi kipeästi tarpeen.
Aina kysyminen ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista
Aina ei kysymiseen ole aikaa, vaan on toimittava nopeasti. On hyvä tunnistaa myös ne johtamistilanteet, jolloin esihenkilöltä vaaditaan jämäkän ohjaavaa roolia. On tilanteita, esimerkiksi kriisitilanteet, jolloin esihenkilön on tarkastikin ohjeistettava, miten tilanteessa toimitaan.
Tällaiset tilanteet vaativat usein nopeaa tilanteen hahmottamiskykyä, ymmärrystä kokonaisuudesta sekä laajemmista vaikutuksista. Näissä tilanteissa on toimittava nopeasti esimerkiksi yleisen turvallisuuden varmistamiseksi tai lisävahinkojen estämiseksi. Esihenkilön vastuulla on tällöin varmistaa, että tekemisen fokus on nimenomaan kriisin tai vaikean tilanteen ratkaisemisessa, eikä tiimin jäsenet lähde tekemään eri asioita, joista osa voi olla epätarkoituksenmukaisia tai jopa turhia tilanteeseen nähden. Nopean toiminnan tilanteissa ei kysytä ”mitä teidän mielestä tulisi tehdä” ja pohdita seuraavia steppejä yhdessä. Hyvä kysymys kuitenkin, aina jos sellaiseen on aikaa.
Yhteenveto #1 taidosta:
Mitä hyötyjä kysymysten kysyminen ja ihmisten osallistaminen tuo?
- Kysymällä osoitat kiinnostusta ja arvostusta henkilöä, henkilön osaamista, henkilön näkemyksiä ja kehittymistä kohtaan – haluat kuulla, kuinka toinen toimisi tai asian ratkaisisi
- Kysymällä kysymyksiä, otat ihmisen mukaan ja luot kokemuksen kuulumisesta yhteisöön arvostettavana jäsenenä. Yhteisöllisyys vahvistuu.
- Kysyminen vastuuttaa – se saa toisen miettimään asiaa/ratkaisua ja saa hänet ottamaan asiasta/asian ratkaisemisesta vastuuta, on mietittävä vastausta/ratkaisua itse, valmiin sijaan
- Kysymällä muilta, poistat paineen, että itselläsi esihenkilönä tulisi olla vastaukset kaikkeen – viestit, ettet itse tiedä kaikkea. Viestit, ettei sinun ole tarkoituskaan tietää, etkä yritäkään olla ”kaikkitietävä” vaan nojaat toisten osaamiseen ja pystyvyyteen. Annat heille mahdollisuuden loistaa.
- Kysymällä ja osallistamalla et ole esihenkilönä yksin – johtajuus on jaettua, kehittäminen on yhteistä ja ongelmat yhdessä ratkaistavia
- Kysymällä ja haastamalla viestit uskoa toiseen – rohkaiset ja vahvistat pystyvyyden ja uskalluksen tunnetta
- Kysymällä palautetta osoitat olevasi kiinnostunut tiimisi tarpeista, osoitat halusi vastata näihin tarpeisiin sekä osoita kiinnostuksesi itsesi ja oman toimintasi kehittämistä kohtaan
Kuuntelenko ymmärtääkseni vai odotanko puheenvuoroa?
Tässä on toki pieni catch… Jotta kysyminen kannattaa, täytyy myös kuunnella. Keskeyttämättä, ymmärtääksesi. Ei löytääksesi heikkoja kohtia vastauksista, vaan kehittääksesi kuulemaasi eteenpäin.
Kysymysten kysymiseen liittyy myös kuuntelun taito. Jos kysyt, kuuntele myös. Kuuntelun taitoon liittyy myös ymmärtämisen halu. Et siis vain ole hiljaa ja odota seuraavaa omaa puheenvuoroasi, vaan olet läsnä, keskityt kuuntelemaan ja ymmärtämään, mitä toinen yrittää ja haluaa sanoa. Jos et ymmärrä, kysy lisää. Vältä myös tekemästä itsellesi ehkä tyypillisiä tulkintoja, vaan pyri ymmärtämään toisen viesti neutraalisti sellaisena, kuin puhuja sen tarkoittaa. Tahallinen väärinymmärrys ei myöskään kuulu rakentavaan keskusteluun tai ajatusten vaihtoon.
Mikäli huomaat kuuntelun olevan kipukohtasi, ole yhteydessä, niin löydetään juuri sinulle oikeat tekniikat ja vinkit tilanteeseesi!
Hallinnantunne ja autonomia hyvinvoinnin pohjana
Ihminen haluaa olla autonominen, eikä toisten käskytyksen ja vallan alla. Ihmiset tarvitsevat hallinnantunteen voidakseen hyvin. Sitä ei luoda adhoc-tehtävillä, yllättävillä muutoksilla ja lyhyellä varoajalla tulleilla vaatimuksilla. Ihmiset motivoituvat sisäisesti, kun tekevät asioita omasta valinnasta ja halusta, eivät velvollisuudesta tai jonkun toisen vaatimuksesta. Kysymällä halukkaita ja halukkuutta, arvostat ihmisten itsemääräämisoikeutta ja vahvistat hallinnantunnetta.
Aloita jo tänään! Kysy yhdeltä ihmiseltä ”mitä kuuluu”. Sitten, pyydä näkemystä tai neuvoa ja jää seuraamaan, mikä vaikutus kysymyksilläsi on. <3
Millaisia ajatuksia tai tunteita kirjoitukseni sinussa herätti? Oletko samaa mieltä, että tämä on se yksittäinen esihenkilötaito, jolla nykytyöelämässä saa paljon aikaan ja jota kannattaa kehittää, jotta tiimi olisi motivoitunut, vastuutaottava, osallistuva ja aikaansaava? Jos et vielä saanut riittävän konkreettisia avuja omaan tilanteeseesi, ota yhteyttä, niin sparraillaan lisää.
